excel如何做下拉式選單

February 7, 2026

AI教程

Excel 下拉式選單（Data Validation）完整教學#

在 Excel 中使用下拉式選單（Data Validation）可以有效地控制輸入資料的正確性、減少錯誤、提高工作效率。下面將從原因分析開始，列出 三種常見且易於實作的下拉式選單建立方法，並在最後整理常見問題與解答。

準備選項清單
在工作表任意位置（如 A1:A5）列出所有可選值。
```
A1: 東區
A2: 西區
A3: 北區
A4: 南區
```
設定資料驗證
- 選中欲放下拉式選單的儲存格（如 B1）。
- 開啟「資料」->「資料驗證」。
- 在「允許」欄位選 「清單」。
- 在「來源」輸入 =$A$1:$A$4 或直接點選範圍。
- 確認「忽略空白」與「有效值輸入」設定符合需求。
調整選項
- 如需多個儲存格共用同一下拉式選單，將範圍 B1:B20 全選，重複步驟 2。
- 若想在不同工作表使用同一選項，將清單放在一個名為 Options 的工作表，並在來源中使用 =Options!$A$1:$A$4。

小提示：若清單會頻繁更新，建議使用 命名範圍（見方案二）以自動擴充。

建立動態清單
- 在工作表 Options 的 A 列輸入選項。
- 在任意儲存格輸入公式：
```
=OFFSET(Options!$A$1,0,0,COUNTA(Options!$A:$A),1)
```
  這會根據實際填寫的行數自動調整範圍。
設定命名範圍
- 選中上一步產生的公式範圍，點擊「公式」->「定義名稱」。
- 名稱輸入 RegionList，確定。
設定資料驗證
- 選中目標儲存格，開啟「資料驗證」對話框。
- 在「來源」輸入 =RegionList（不需要 $ 符號，因為已是命名範圍）。
測試與維護
- 新增或刪除 Options!A 中的項目，即可自動更新下拉選單。

優點：

清單可跨工作表共享。

動態調整，無需手動改動公式。

當你需要根據另一個欄位的值動態改變下拉選單的選項（例如「國家」->「城市」的依賴關係）時，INDIRECT 結合表格是最常見的方法。

Country	City_1	City_2	City_3
美國	紐約	洛杉磯	芝加哥
日本	東京	大阪	京都
中國	北京	上海	廣州

國家欄位
- 在 A 列放入「國家」下拉選單，來源為 =OFFSET(CitiesTable[Country],0,0,COUNTA(CitiesTable[Country]),1) 或直接選 CitiesTable[Country]。
城市欄位
- 在 B 列放入「城市」下拉選單。
- 使用「資料驗證」->「清單」來源輸入公式：
```
=INDIRECT(SUBSTITUTE(A2," ","_") & "_Cities")
```
- 這裡假設你已在工作表中為每個國家建立了單獨的命名範圍，例如 美國_Cities、日本_Cities。
- 建立命名範圍：
  - 選中美國的城市列（B2:D2），定義名稱 美國_Cities。
  - 同理為 日本_Cities、中國_Cities。

備註：若欄位名稱包含空格，SUBSTITUTE 用於將空格轉換為下劃線，避免命名範圍無效。

問題	解答
Q1. 下拉式選單中出現「#REF!」錯誤	可能是命名範圍錯誤或 `INDIRECT` 參照的名稱不存在。請檢查名稱是否正確、是否包含空格或特殊字元。
Q2. 如何在多列同時使用同一個下拉式選單	在資料驗證中選擇多個儲存格，設定「來源」一次即可。若有不同工作表需要，請使用命名範圍或表格。
Q3. 下拉選單顯示的值為空格或錯亂	檢查來源範圍是否包含空白列，或清單是否已正確填寫。對於動態清單，確保 `COUNTA` 正確計算。
Q4. 想限制輸入為數字範圍（例如 1-100）	在資料驗證「允許」選「整數」或「小數」並設定最小值/最大值。也可使用公式 `=AND(A1>=1,A1<=100)`。
Q5. 下拉式選單中的項目如何自動排序	在清單來源處使用 `SORT` 函數（Excel 365+）：`=SORT(Options!A1:A10)`。
Q6. 在不同工作表之間共享下拉選單	將清單放在一個獨立工作表，並在資料驗證中使用完整參照（如 `=Options!$A$1:$A$10`）或命名範圍。

通過上述三種方案，你可以根據實際需求靈活設計 Excel 下拉式選單，提升資料完整性與輸入效率。祝你使用愉快！