Excel 如何編頁碼#

在將 Excel 工作表列印或輸出為 PDF 時，往往需要在頁眉或頁腳中加入頁碼。雖然 Excel 本身可以在「頁面佈局」中設置頁碼，但在某些情況下仍需要更靈活的方式（例如多工作表、非連續列印範圍、或需要把頁碼放在表格內部）。下面將從原因分析開始，依次提供三種常見的分步驟解決方案，並整理常見問題與解答。

原因分析#

方案一：使用「頁面佈局」→「頁眉/頁腳」插入頁碼#

這是最簡單、最常用的方式，適合需要在列印時顯示頁碼的情況。

1. 打開「頁面佈局」

   • 點選工作表左下角的「頁面佈局」Tab 或 Ctrl+P 打開列印預覽。

2. 設定頁眉/頁腳

   • 點選「頁眉/頁腳」>「頁眉」或「頁腳」。
   • 在需要的位置點擊「頁碼」圖示，選擇「插入頁碼」(&P)。
   • 若想同時顯示「共 X 頁」則可使用 &P / &N。

3. 自訂格式（可選）

   • 右鍵點擊頁眉/頁腳，選擇「自訂頁眉/頁腳」。
   • 在「頁碼」欄位輸入 第 &P / &N 頁，即可顯示「第 1 / 5 頁」。

4. 列印或輸出 PDF

   • Ctrl+P → 設定完成，即可列印或儲存為 PDF。

注意：此方式只在列印或 PDF 時顯示，若要在工作表中看到頁碼，請參考方案二或三。

方案二：在工作表中使用公式自動生成「第 X 頁」標示#

適合需要在表格內部標示頁碼（例如長列表分頁）或輸出到 CSV、Excel 本身顯示的場景。

1. 決定列寬與每頁顯示行數

   • 例如：A 列為頁碼，假設每頁 50 行。

2. 輸入公式

   • 在 A2（假設第一行是標題）輸入以下公式：

     =IF(ROW()=1,"",INT((ROW()-2)/50)+1)

   • 說明：

     • ROW() 取得當前行號。
     • -2 讓第一行（標題）不算。
     • INT((ROW()-2)/50)+1 計算第幾頁。

3. 複製公式

   • 將 A2 向下拖曳，直到資料結束。

4. 設定列印範圍（若需要）

   • Ctrl+P → 「列印區」設定，確保只列印需要的行。

變化：若行數不是 50，可將公式中的 50 改為你的每頁行數。

方案三：使用 VBA 自動插入頁碼（多工作表、動態列印範圍）#

當你需要更高級的控制（例如多工作表、不同列印區域、或一次性將頁碼寫進工作表）時，可以使用 VBA 來完成。

1. 打開 VBA 編輯器#

Alt + F11

2. 插入新模組#

右鍵點擊「VBAProject (你的工作簿)」 → Insert → Module。

3. 複製以下程式碼#

Sub InsertPageNumbers()
    Dim ws As Worksheet
    Dim rng As Range
    Dim pageStartRow As Long
    Dim rowsPerPage As Long
    Dim currentPage As Long
    Dim i As Long
    
    ' 每頁顯示的行數
    rowsPerPage = 50
    
    ' 循環所有工作表
    For Each ws In ThisWorkbook.Worksheets
        ' 先清除原有頁碼（假設在列 A）
        ws.Columns("A").ClearContents
        
        pageStartRow = 2 ' 假設第 1 行是標題
        currentPage = 1
        
        ' 以每 rowsPerPage 行為一頁，插入頁碼
        For i = pageStartRow To ws.Cells(ws.Rows.Count, "B").End(xlUp).Row
            If (i - pageStartRow) Mod rowsPerPage = 0 Then
                ws.Cells(i, 1).Value = "第 " & currentPage & " 頁"
                currentPage = currentPage + 1
            End If
        Next i
    Next ws
End Sub

4. 執行程式#

F5 或 Run > Run Sub/UserForm

說明

• 這段程式會在每個工作表的 A 列寫入「第 X 頁」的標示。
• rowsPerPage 可自行調整。
• 若想在列印時自動分頁，可結合 PageSetup 屬性。

5. 進階：自動更新列印區域#

如果你想在列印時自動將列印區域設定為每頁 50 行，可以使用以下程式碼：

Sub SetPrintAreaByPage()
    Dim ws As Worksheet
    Dim rowsPerPage As Long
    Dim lastRow As Long
    Dim i As Long
    
    rowsPerPage = 50
    
    For Each ws In ThisWorkbook.Worksheets
        lastRow = ws.Cells(ws.Rows.Count, "B").End(xlUp).Row
        For i = 1 To lastRow Step rowsPerPage
            ws.PageSetup.PrintArea = ws.Range("A1:B" & i + rowsPerPage - 1).Address
            ws.PrintOut ' 或者 ws.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, Filename:="..."
        Next i
    Next ws
End Sub

提示：在正式使用前，先在測試工作簿中執行，確認列印區域與頁碼符合預期。

常見問題解答（FAQ）#

小結#

• 方案一：最簡單，適用於列印時需要頁碼。
• 方案二：在工作表內部使用公式，快速生成「第 X 頁」。
• 方案三：VBA 方案，適合多工作表、動態列印範圍或複雜排版需求。

根據你的實際需求選擇適合的方案，並在列印前預覽確認頁碼正確。祝你使用愉快！