Excel 如何转 PDF 完全指南#
这份教程将帮助你在 Windows、Mac 或在线环境下，把 Excel 工作簿、工作表或单元格区域快速、完整地转换为 PDF。
你可以根据自己的需求选择 三种不同的方案——内置导出、第三方虚拟打印机、以及在线转换工具。
还附上常见问题和解决技巧，助你避免常见坑。
原因分析#
| 场景 | 需要转 PDF 的原因 | 关键考量 |
|---|---|---|
| 正式报告 | 需要保持格式、排版、字体、颜色不变 | 合规、审计、归档 |
| 电子邮件附件 | PDF 兼容性更好，收件方不必安装 Excel | 统一阅读体验 |
| 打印准备 | PDF 可直接送至打印机，防止排版错位 | 页边距、分页符 |
| 共享给非 Excel 用户 | 受限于软件安装 | 只读、不可编辑 |
注意：不同导出方式对 页眉/页脚、页边距、缩放 的处理略有差异，选择前请先预览。
方案一：使用 Excel 自带导出功能#
这是最直接、最不需要额外软件的方案，适用于 Excel 2010 及以后版本。
步骤#
| 步骤 | 操作 | 说明 |
|---|---|---|
| 1 | 打开目标工作簿 | 确认所有数据已完成，避免后期修改导致不一致 |
| 2 | 选中要导出的区域（如单张工作表或多张） | Ctrl+A 选中全表，或拖拽选区 |
| 3 | 文件 → 另存为 |
选择存储位置 |
| 4 | 在文件类型中选择 PDF (*.pdf) |
可点击 选项… 进一步设置 |
| 5 | 在 选项… 页面中设定：• 发布范围：工作表/工作簿/选定区域• 页面：整个工作簿、特定工作表、打印区域• 标注：包含/不包含注释、图形 |
预览后确认 |
| 6 | 点击 保存 |
Excel 会自动渲染并生成 PDF |
进阶技巧#
- 页面设置：在
页面布局→打印标题、分页符、纸张大小预先调整，保证 PDF 的排版。 - 多工作表合并：如果想一次性导出所有工作表，可在 选项 中选择
整个工作簿。 - 自动化：使用 VBA 代码
ActiveSheet.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, Filename:=...批量导出。
方案二：使用第三方 PDF 打印机#
适用于老版本 Excel 或需要更细粒度控制（如页边距、压缩、加密）的情况。
常用虚拟打印机#
| 软件 | 特色 | 适用系统 |
|---|---|---|
| Adobe Acrobat | 高兼容性、可添加密码、批量处理 | Windows、macOS |
| CutePDF Writer | 免费、轻量 | Windows |
| PrimoPDF | 免费、压缩选项 | Windows |
| PDFCreator | 自动化脚本 | Windows |
步骤 (以 CutePDF 为例)#
- 安装：下载、安装 CutePDF Writer。
- 打开 Excel，如上所述选择需要打印的区域/工作表。
- 打印：
文件→打印，在打印机列表中选择CutePDF Writer。 - 设置：在打印对话框中调整页面方向、缩放比例、页边距等。
- 打印 → 保存：CutePDF 会弹出文件保存窗口，选择 PDF 文件名和路径。
提示：如果需要批量转换，可使用 CutePDF 的“批处理”功能或将 Excel 通过宏调用
Shell打印命令。
方案三：使用在线转换工具#
适用于偶尔使用、无需安装软件的场景，或在移动设备上操作时。
推荐平台#
| 平台 | 特色 | 免费额度 |
|---|---|---|
| Smallpdf | 直观界面、支持多种文件格式 | 2 次 / 天 |
| ILovePDF | 支持批量、拆分、合并 | 5 次 / 天 |
| PDF24 | 纯在线、无安装 | 10 次 / 天 |
| Google Drive | 自动转换、可直接预览 | 无限 |
步骤（以 Smallpdf 为例）#
- 打开 https://smallpdf.com/cn/excel-to-pdf。
- 拖拽或点击上传 Excel 文件。
- 等待后台转换完成。
- 下载 PDF；如需加密、压缩可在页面中选择其他功能。
安全提醒：上传敏感数据前请确认平台支持 HTTPS，并在转换后立即删除云端上传的文件。
常见问题解答#
| 问题 | 解决方案 |
|---|---|
| Q1：PDF 中的公式变成了文本，公式失效怎么办？ | 在导出前，先将公式计算结果复制为值。或在 打印时 勾选 只打印值。 |
| Q2：导出的 PDF 行高列宽失调，导致页面被截断。 | 在 页面布局 → 缩放 中选择 按比例缩放 或 适合，并检查 分页符。 |
| Q3：PDF 太大，加载慢。 | 通过 文件 → 选项 → 高级 关闭 保存图形为压缩图像，或在打印机设置中开启 压缩图像。 |
| Q4：需要在 PDF 上添加水印或页码。 | ① 在 Excel 中使用 页眉/页脚 添加页码；② 在 PDF 生成后使用 Adobe Acrobat 或 PDF24 的“添加水印”工具。 |
Q5：无法在 Mac 上使用 另存为 PDF。 |
在 Mac 的 Excel 中，使用 文件 → 导出 → 选择 PDF，或使用 打印 → PDF 选项。 |
| Q6：导出的 PDF 页眉/页脚不出现。 | 在 页面布局 → 打印标题 里设置需要打印的行/列标题，确保 打印标题 选项已开启。 |
| Q7：需要批量转换数百个 Excel 文件。 | 使用 VBA 或批处理脚本：vba\nSub BatchExport()\n Dim ws As Worksheet\n Dim folder As String\n folder = "C:\ExcelFiles\"\n Dim f As String\n f = Dir(folder & "*.xlsx")\n Do While f <> \"\"\n Workbooks.Open folder & f\n ActiveWorkbook.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, Filename:=folder & Replace(f, \".xlsx\", \".pdf\")\n Workbooks(f).Close False\n f = Dir()\n Loop\n End Sub\n |
小结#
- 内置导出：最方便，适合日常使用；可通过
导出 → PDF完成。 - 虚拟打印机：更灵活，支持打印机特有设置；适合旧版 Excel 或批量处理。
- 在线工具：无需安装，快速完成；适合偶尔需求，注意数据安全。
根据你当前的系统、Excel 版本和需求，挑选最合适的方案即可。祝你转 PDF 一路顺风！