excel如何轉pdf檔

Calendar February 7, 2026
AI教程

Excel 如何转 PDF：完整攻略#

1. 原因分析#

在日常工作中，Excel 文件经常需要以 PDF 的形式分享或打印。PDF 与 Excel 的区别主要在于：

Excel PDF
可编辑性 可直接编辑 只读，保留排版
兼容性 需 Office 或兼容软件 任何设备都能打开
排版稳定 可能因字体/版本差异导致变形 固定排版，保持一致
文件体积 较大（含公式、图表等） 通常更小，压缩后更易传输

因此，将 Excel 转为 PDF 能保证文件在不同环境下保持一致、易于存档和分发。下面给出三种常用且实用的转换方法，帮助你根据实际需求选择最合适的方案。

2. 方案一：使用 Excel 自带的「导出 PDF」功能#

适用版本：Excel 2010 及以后（含 Office 365/2021/2019）

步骤#

  1. 打开工作簿
    在 Excel 中打开你想转换的文件。

  2. 选择导出

    • 文件 → 导出 → 创建 PDF/XPS 文档
    • 或者直接点击 文件 → 另存为，在文件类型中选择 PDF。

  3. 设置导出选项

    • 页面范围：全部工作表 / 选定工作表 / 当前工作表 / 选定单元格
    • 输出质量：标准（高质量）或最小文件大小
    • 附加选项：勾选 保留标注、包含打印区域 等。

  4. 点击导出 / 保存
    选择保存路径后，点击 发布 或 保存，Excel 便会生成 PDF 文件。

  5. 检查 PDF
    打开 PDF 检查排版、分页、图表等是否完整。

小贴士#

  • 分页控制：先在 Excel 中设置分页符（页面布局 → 分页符），以便 PDF 页面划分符合预期。
  • 打印区域：在导出前，设置好 页面布局 → 打印区域，只导出需要的范围。
  • 列宽/行高：若 PDF 显示不完整，可先在 Excel 调整列宽/行高，或在导出选项中勾选 在页面中适合。

3. 方案二：使用「打印到 PDF」虚拟打印机#

适用版本：所有支持 Windows 打印机的 Excel 版本；Mac 也有类似功能。

步骤#

  1. 打开工作簿
    在 Excel 中打开目标文件。

  2. 选择打印

    • 文件 → 打印（或 Ctrl+P）。
    • 在打印机列表里选择 Microsoft Print to PDF（Windows）或 Save as PDF（macOS）。

  3. 设置页面

    • 选择需要打印的工作表、页面范围。
    • 调整纸张大小、方向（纵向/横向）等。
    • 可勾选 打印标注、仅打印可见区域 等。

  4. 打印并保存
    点击 打印，系统会弹出保存对话框，输入文件名和路径，Excel 将直接生成 PDF。

优点#

  • 无需额外插件：Windows 10/11 自带 Microsoft Print to PDF，不需要安装任何软件。
  • 适配多种文件：不仅限于 Excel，还可用于 Word、PowerPoint、图片等。

注意事项#

  • 分页与排版：打印设置与 Excel 导出略有不同，需在 页面布局 中预先设置分页符。
  • 批量转换：若需要转多份文件，建议使用宏或脚本自动化。

4. 方案三：使用第三方工具或在线转换#

适用场景：不想手动操作、需要批量转换、或 Excel 版本过旧无法直接导出 PDF。

方案 A：使用 Adobe Acrobat（桌面版）#

  1. 打开 Adobe Acrobat。
  2. 选择 文件 → 创建 → PDF 从文件，选择 Excel 文件。
  3. Acrobat 会自动将 Excel 解析为 PDF，保留公式、图表与格式。
  4. 可在 Acrobat 中进行编辑、合并、加水印等后再保存。

方案 B：使用 Office 365 的「在线转换」或「OneDrive」#

  1. 将 Excel 文件上传至 OneDrive。
  2. 在 OneDrive 网页端打开文件，点击 文件 → 导出为 PDF。
  3. 下载生成的 PDF。

方案 C：在线转换网站#

  • Zamzar、Smallpdf、PDFCandy 等。
  • 上传 Excel → 选择 PDF → 下载。
  • 适合一次性转换，请注意数据隐私，不建议上传机密文件。

小贴士#

  • 批量转换：可使用 Power Automate 或 Python（pandas + reportlab）实现自动化。
  • 文件安全：如果文件包含敏感信息，请避免使用公共在线服务，改用本地工具。

5. 常见问题解答（FAQ）#

问题 解决方案
1 导出的 PDF 页面被截断或内容缺失 检查 页面布局 → 页面设置，确保纸张大小、边距与打印区域正确；若内容太宽，尝试 缩放至一页宽 或 缩小比例。
2 图表或图片在 PDF 中失真 在 Excel 中将图表/图片嵌入为对象，或先将其另存为图片再插入。导出时选择 高质量 输出。
3 PDF 只保留了工作表标题，没有数据 确认 页面布局 → 打印标题 设置是否错误；或检查是否在 打印区域 中选错范围。
4 转换后的 PDF 体积过大 在导出时勾选 最小文件大小，或使用第三方压缩工具（Adobe Acrobat、Smallpdf）。
5 Excel 文件中有宏或 VBA，导出后失效 PDF 只包含静态内容，宏无法保留；若需要保留功能，请另存为 .xlsm 或 .xlsx。
6 在 Mac 上找不到「导出为 PDF」选项 在 文件 → 导出为 PDF；如果没有，使用 打印 → PDF 下拉菜单 → 存储为 PDF。
7 PDF 打印时出现奇怪的页眉页脚 在 页面布局 → 页眉/页脚 中关闭或自定义，或在导出前先清除。
8 如何批量将多个 Excel 转为 PDF？ 1. 在 Excel 中使用 VBA 脚本循环 Workbook.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF；2. 使用 Power Automate 的「转换为 PDF」操作；3. 使用第三方批量转换工具。
9 PDF 打印后出现多余空白页 确认 页面布局 → 分页符，删除不必要的分页符；或在导出时选择「仅打印可见区域」。
10 PDF 中的表头每页不重复显示 在 Excel 表格上方设置 打印标题，在 页面布局 → 打印标题 中勾选 顶行重复。

6. 小结#

  • Excel 自带导出：最直接、无额外软件；适合单文件转换。
  • 打印到 PDF：适合需要打印预览、批量操作的情况。
  • 第三方工具：支持复杂排版、批量处理或旧版 Excel；但需注意隐私与成本。

根据你当前的版本、文件大小与安全需求，任选一种方法即可轻松将 Excel 转为高质量 PDF。祝你操作愉快！

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