excel怎么存pdf

February 7, 2026

AI教程

Excel 如何导出 PDF？#

在日常工作中，往往需要把 Excel 工作表或整个工作簿以 PDF 格式保存，方便共享、打印或归档。Excel 原生支持直接导出 PDF，但在实际使用时也会遇到排版、大小、页面设置等问题。本文将从原因分析入手，给出三种常见的分步骤解决方案，并列出常见问题的解答，帮助你轻松完成 Excel 到 PDF 的转换。

原因分析#

场景	需要导出 PDF 的原因	常见痛点
共享给不具备 Excel 的同事	PDF 兼容性好，格式固定	可能出现单元格溢出、图片裁切
正式报告或合同	PDF 具有更高的安全性与不可篡改性	需要保持多页表格的分页与标题
需要打印	PDF 直接可打印，避免 Excel 打印格式不一致	需要手动调整纸张大小、边距、缩放
归档	PDF 便于长期存储	需要压缩文件大小、保留公式与图表

核心痛点：Excel 的页面布局与 PDF 的页面布局不完全对应，默认导出往往会出现页边距不一致、分页错误、图表失真等问题。下面的方案将帮助你解决这些问题。

方案一：使用 Excel 自带的“导出为 PDF”#

步骤#

打开文件
① 打开你想导出的工作簿。
② 确认当前工作表或整个工作簿已完成排版。
调整页面设置
- 页面布局 → 方向、纸张大小、边距、缩放比例。
- 对于多页表格，使用 分页预览 检查分页位置。
- 若单元格内容过长，可在 页面布局 → 打印标题 设置行/列标题在每页重复。
导出
- 文件 → 导出 → 更改文件类型 → PDF/XPS。
- 或 文件 → 另存为 → 选择 PDF。
- 选择导出范围：工作表 / 工作簿 / 自定义区块。
- 选中 选项，确保 仅此工作表/工作簿、标准 或 最小文件大小 等适合你的需求。
预览 & 保存
- 预览 PDF，检查分页与格式。
- 确认无误后点击 发布 或 保存。

小技巧#

使用“选项”：勾选“在打印前保留图表原始大小”，可避免图表被拉伸。
压缩：在 选项 → PDF/A-1b 或 最小文件大小，可减小文件体积。
保留链接：如果你需要保留单元格超链接，确保在导出时勾选“保留超链接”。

方案二：通过“打印为 PDF”#

有些系统没有直接的“导出为 PDF”按钮，但可以使用 Windows / macOS 内置的 PDF 打印功能。

步骤#

打开 打印
文件 → 打印，或直接按 Ctrl+P。
选择 PDF 打印机
- Windows 10/11：Microsoft Print to PDF。
- macOS：保存为 PDF（在打印窗口左下角）。
设置页面
- 在打印设置中选择页面范围、纸张大小、方向。
- 在“页眉/页脚”中取消或自定义。
- 调整 缩放比例 (如 适合纸张)。
预览 & 打印
- 预览页面，确保分页与排版正确。
- 点击 打印，随后系统会弹出保存 PDF 的对话框。

小技巧#

双面打印（如果需要）：在打印机设置中勾选 双面。
批量导出：使用 Print to PDF 时，文件名会自动编号。
图像质量：若导出的 PDF 中图片失真，可在打印机设置里选择 高质量打印。

方案三：使用 VBA 或第三方插件自动化导出#

当你需要 批量导出多工作表或多工作簿，或想在导出前执行自定义排版时，VBA 或插件是最灵活的选择。

方案三.1：VBA 脚本#

Sub ExportSheetAsPDF()
    Dim ws As Worksheet
    Dim pdfPath As String
    
    ' 设定导出路径
    pdfPath = "C:\Users\Public\Documents\"
    
    For Each ws In ThisWorkbook.Worksheets
        ' 设定每个工作表的文件名
        ws.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, _
            Filename:=pdfPath & ws.Name & ".pdf", _
            Quality:=xlQualityStandard, _
            IncludeDocProperties:=True, _
            IgnorePrintAreas:=False, _
            OpenAfterPublish:=False
    Next ws
End Sub

说明
- IncludeDocProperties 允许将工作簿属性写入 PDF。
- IgnorePrintAreas 若为 True，所有单元格都将被导出；若为 False，仅导出打印区域。
- OpenAfterPublish 为 True 时，导出后会自动打开 PDF。

方案三.2：第三方插件#

插件	特色	适用场景
Adobe Acrobat Pro DC	可以直接在 Excel 里点“创建 PDF”按钮，支持批量操作、合并、加密	需要高级 PDF 功能（加密、表单、OCR）
Nitro Pro	支持批量导出、压缩、合并	需要快速批量操作
Kutools for Excel	提供“批量导出为 PDF”工具	需要在 Excel 里一次性导出多张工作表

提示：无论使用哪种插件，先确认它们已正确安装，并在 Excel 的 文件 → 选项 → 加载项 中启用。

常见问题解答 (FAQ)#

问题	解决办法
Q1：导出的 PDF 页面过多，内容被拆分到多页	调整 `页面布局` → `缩放比例` 或 `适合纸张`；在 `选项` 中勾选 `分页符后仅保留首行/首列`。
Q2：图表在 PDF 中失真或被裁切	在 `页面布局` → `打印标题` 中取消 `自动缩放`；在 `选项` → `图形保留原始尺寸` 勾选。
Q3：公式被导成结果而不是公式	PDF 为最终输出，公式无法直接保留，只能以文本形式出现。若需要可在导出前将公式转为文本。
Q4：导出时出现 “无法访问文件” 错误	确认文件未被其他程序占用，且保存路径具有写入权限。
Q5：需要在 PDF 中保留超链接	在导出时勾选 `保留超链接`；若使用 `打印为 PDF`，超链接会被保留为可点击链接。
Q6：PDF 文件体积过大	在 `选项` → `最小文件大小` 或 `压缩图像`；使用 PNG/高质量图片时可先使用 Photoshop 压缩。
Q7：导出的 PDF 需要加密或水印	使用 Adobe Acrobat 或 Nitro Pro 等专业工具；Excel 原生不支持。
Q8：如何在导出前自动添加页码	在 `页面布局` → `页眉/页脚` 中插入页码代码 `&P`；在导出后 PDF 会保留该页码。

结语#

无论你是单次导出还是批量处理，Excel 都能通过内置功能、系统打印、VBA 或第三方插件完成高质量的 PDF 导出。只需根据自己的需求、文件量以及对排版的要求，选择最合适的方案。祝你工作顺利、文件美观！