Excel 里如何插入簽名#

在許多工作場合，文件需要「簽名」才能成為正式的簽署文件。Excel 本身不僅支援插入手寫簽名，還能使用數位簽名（Digital Signature）來確保資料完整與身份驗證。以下將針對「Excel 怎麼簽名」這個問題，從原因分析、三種常見解決方案，到常見問答，作一個完整的 Markdown 教程。

備註

• 本教程基於 Windows 版 Excel 2021 / Microsoft 365。
• 若使用的是 macOS 或線上 Office 365，步驟會略有差異，請參考官方文件。

為什麼需要簽名？#

注意：手寫簽名僅作示意，若法律效力不需要，這樣即可；若需要正式的、可驗證的簽名，請使用數位簽名。

方案一：使用「插入簽名線」功能（簡易手寫簽名）#

1. 在工作表中選擇簽名位置
   右鍵點擊欲放置簽名的儲存格，選擇「插入」→「簽名線」→「Microsoft Office 協作簽名線」。

2. 設定簽名線屬性

   • 簽署人姓名：輸入簽署人名稱。
   • 電子郵件：輸入簽署人電子郵件。
   • 訊息：可輸入「簽署人：XXX，日期：YYYY-MM-DD」等說明。
   • 選項：勾選「此簽名線必須使用數位簽名」或保留空白。

3. 簽署

   • 點擊簽名線，彈出「簽署」對話框。
   • 若使用的是 Windows 內建的簽署功能，系統會要求輸入密碼或使用指紋。
   • 完成後，簽名線會顯示簽署人姓名與日期。

小技巧：如果你只是想把自己的手寫簽名做為圖片插入，請先用手機或平板畫好簽名，截圖或掃描後貼進 Excel，並調整尺寸即可。

方案二：插入手寫簽名圖檔（自行掃描或畫簽）#

1. 製作簽名圖檔

   • 用手機或平板畫簽名，截圖後保存為 PNG/JPG。
   • 或用紙張簽名後掃描，將圖片儲存到電腦。

2. 插入圖片

   • 在 Excel 內點擊「插入」→「圖片」→「此裝置」選擇簽名檔。
   • 調整尺寸與位置。

3. 保留透明背景

   • 確保簽名圖片為 PNG，背景透明，這樣看起來更自然。
   • 若圖片背景不透明，可使用 Photoshop 或 Paint.NET 先將背景移除。

優點：操作簡單、可自行調整簽名樣式。
缺點：無法驗證簽名者身份，無法確保文件未被更改。

方案三：使用數位簽名（Digital Signature）#

數位簽名是一種加密技術，確保文件內容在簽署後未被篡改，並可驗證簽署者的身份。以下為完整流程：

1. 取得數位證書#

建議：若需要法律效力，請選擇商用證書；若只是內部使用，則自簽證書即可。

2. 在 Excel 中設定簽名#

1. 打開 Excel，選擇「檔案」→「資訊」→「保護工作簿」→「簽名」→「簽名文件」
2. 在「簽名」對話框中，選擇「簽名者」所在的證書。
3. 輸入備註與日期，點擊「簽名」。

3. 驗證簽名#

• 其他使用者開啟該 Excel 檔時，Excel 會顯示「文件已簽名」的提示，並保證內容未被更改。
• 若簽名失效，Excel 會顯示警告，並顯示簽名者資訊。

小技巧：若使用者未安裝相應的根憑證，簽名可能無法驗證。可將簽名者的根證書發送給他們，或使用企業內部憑證庫。

常見問題解答 (FAQ)#

小結#

• 手寫簽名 適用於非正式文件或快速簽署。
• 簽名線 是 Excel 內建的手寫簽名方式，能插入可視化簽名。
• 數位簽名 提供法律效力，能驗證身份與文件完整性，適合正式文件或需要合規的場景。

根據實際需求選擇合適的簽名方式，並遵循安全最佳實踐，確保文件的安全與可信度。祝你簽名順利！