Excel 轉 Word 詳細教學#
在日常工作中，常常需要將 Excel 表格或資料搬到 Word 報告、簡報、報表等文件中。
本文將說明 為什麼 需要將 Excel 轉 Word、三種常用的分步解決方案，並提供常見問題解答，幫你快速、高效地完成轉換。
為什麼要將 Excel 轉 Word？#
| 需求 | 原因 | 建議的轉換方式 |
|---|---|---|
| 報告結合表格 | Word 常用於撰寫文字報告，Excel 用於數據處理，兩者結合可提升可讀性 | 直接粘貼為表格 |
| 靜態資料展示 | 需要在 Word 文檔中嵌入不會被修改的數據 | 插入為對象（圖片、PDF、Excel） |
| 動態更新 | 表格資料變動時，Word 文檔也需自動更新 | 連結 Excel 物件 |
| 文件格式統一 | 需要將整份報告轉為單一 Word 文檔，方便打印、分享 | 匯出 PDF 或圖片再嵌入 |
備註：若僅需要簡單展示，直接粘貼為表格即可；若需要保持公式、數據來源，則必須使用「插入對象」或「連結」的方式。
方案一：直接粘貼為 Word 表格#
這是最簡單、最常用的方法，適合資料量不大、格式要求不高的情況。
-
選取 Excel 範圍
- 單擊並拖曳或使用
Ctrl+A（全選） Ctrl+C複製
- 單擊並拖曳或使用
-
在 Word 裡粘貼
- 將光標移到目標位置
- 右鍵 → “粘貼選項” → 選擇 保留原始格式 或 使用目標樣式
- 或使用快捷鍵
Ctrl+V，之後點擊右下角的粘貼選項圖示，選擇「保留來源格式」或「使用目標樣式」。
-
調整表格
- 點擊表格 → 表格設計 → 表格樣式，根據需求調整顏色、邊框、字體等。
- 若需要更改行列數量，請使用「表格工具」中的 布局 → 插入/刪除列/行。
小技巧：
- 若不想保留公式，只想保留單元格內容，先在 Excel 中
Ctrl+C→Ctrl+V為「純文字」再粘貼。- 右鍵粘貼時可選擇 僅保留文字，減少表格佈局負擔。
方案二：插入 Excel 對象（嵌入 / 連結）#
此方法保留了原始的 Excel 文件，無論是公式、圖表還是格式，均能完整顯示，並且可在 Word 中直接編輯。
2.1 嵌入 Excel 對象#
- 在 Word 點擊 插入 → 對象 → 由文件建立
- 點擊 瀏覽，選擇需要插入的 Excel 檔案，確定
- 勾選 連結到文件（若希望更新）或不勾選（僅插入靜態資料）
- 完成後，雙擊表格即可進入 Excel 編輯模式。
2.2 連結 Excel 對象#
- 在 Word 點擊 插入 → 表格 → Excel 試算表
- 在彈出的 Excel 視窗中編輯或粘貼資料
- 完成後，關閉 Excel 視窗，Word 會自動生成一個嵌入表格。
注意：
- 嵌入 的文件會隨 Word 文檔一起保存，文件尺寸會變大。
- 連結 的文件會保持與原始 Excel 的關聯，資料更新時 Word 需要重新打開才能更新顯示。
方案三：使用「粘貼特殊」或「插入圖片」方式#
對於大量資料或複雜表格，直接粘貼可能會導致格式亂掉。此時可將資料轉為圖片或 PDF，再插入 Word。
-
將 Excel 匯出為 PDF
文件→另存為→ 選擇 PDF，設定頁面方向、範圍。
-
插入 PDF 到 Word
插入→物件→由文件建立→ 選擇 PDF。- 或直接將 PDF 拖入 Word。
-
或將表格轉為圖片
- 在 Excel 中選取範圍，右鍵 → 複製 → 粘貼特殊 → 圖片（位圖）。
- 粘貼到 Word，圖片可調整大小、位置。
優點：
- 保留原始格式，不會因 Word 版式變化而亂掉。
- 適合「只需展示」的報告。
- 但不可再編輯數據。
常見問題解答（FAQ）#
| 問題 | 解答 |
|---|---|
| Q1: 如何在 Word 中保留 Excel 表格的公式？ | 只能以「連結或嵌入」的方式插入整個 Excel 文件，單個表格無法保留公式。 |
| Q2: 轉換後表格太寬，超出 Word 頁邊距。 | 先在 Excel 調整列寬，或在 Word 內將表格設為「自動調整」→「適合頁面」；亦可使用「縮小文字」功能。 |
| Q3: 如何讓 Word 中的表格隨 Excel 更新？ | 設置「連結」時勾選「連結到文件」並保存 Word，當 Excel 更新後，打開 Word 會提示更新。 |
| Q4: Excel 中有合併儲存格，轉到 Word 後會失效。 | 直接粘貼會保留合併格；如果使用「粘貼特殊」圖片，則不會保留；建議使用「粘貼選項」中的「保留原始格式」。 |
| Q5: 如何將多張 Excel 表格一次性插入 Word？ | 在 Word 中逐個粘貼，或使用「插入」→「對象」→「由文件建立」多次；若數量很大，考慮使用 VBA 自動化。 |
| Q6: 轉換後的 Word 文檔太大，導致打開緩慢。 | 避免嵌入過大的 Excel 或使用圖片，改用「粘貼為文字」或「分段插入」。 |
| Q7: 如何在 Word 中修改嵌入的 Excel 表格？ | 雙擊表格即可進入 Excel 編輯模式，修改完成後關閉即可。 |
小結#
- 直接粘貼：最快、最簡單，適合小資料量。
- 插入對象：保留公式與格式，便於後續編輯。
- 圖片 / PDF：適合只展示、保留精確格式。
根據實際需求選擇合適的方法，即可高效將 Excel 轉入 Word，提升報告品質與工作效率。祝你操作順利！